Bab 8 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1

Nama : Yogaz Alizhar

Kelas : 1DB02

NPM : 3C114413

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB 8
Informasi Dalam Praktik

Pendahuluan

     Manajer sering kali memusatkan perhatian hanya kepada beberapa aktivitas penting saja, yang disebut sebagai factor keberhasilan kritis (critical success factor-CSF), yang memiliki pengaruh sangat besar pada keberhasilan atau kegagalan perusahaan. Dengan memusatkan perhatian pada CSF, manajemen memastikan bahwa ia akan menghabisakan waktunya pada hal hal yang benar benar berarti. Kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi yang efektif adalah salah satu CSF nya.

     Sistem pemrosesan transaksi akan memproses data yang menguraikan operasi perusahaan sehari hari. Pemrosesan ini akan menghasilkan suatu basis data yang digunakan oleh sistem sistem lain didalam perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi sebuah perusahaan yang bergerak dalam bisnis distribusi (sperti produsen,distributor, atau pedagang eceran) memproses pesanan pelanggan, memesan penggantian persediaan, dan memelihara buku besar.

     Sistem informasi lainya didalam perusahaan dimaksudkan untuk mendukung unit unit organisasi. Sebagai contoh, sistem informasi pemasaran, sistem informasi sumber daya manusia, sistem informasi manufaktur, dan sistem informasi keuangan dibuat sesuai dengan kebutuhan informasi eksekutif mengakui adanya kebutuhan kebutuhan informasi yang unik dari para pengguna ditingkat atas organisasi.

     Meskipun basis data dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem organisasi memiliki nilai yang tinggi, basis data tersebut tidak akan memberikan manfaat ketika pengguna menginginkan catatan sejarah yang mendalam dari suatu aktivitas tertentu. Kebutuhan ini telah menghasilkan suatu aplikasi yang saat ini sedang sangat popular – manajemen hubungan pelanggan atau customer relationship management (CRM). CRM memiliki kebutuhan data yang begitu besarnya sehingga dibutuhkan suatu jenis penyimpanan yang innovative – data warehouse (gudang data). Data warehouse lama kelamaan terakumulasi, dan data dapat diambil dengan cepat untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.

INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENENTU KEBERHASILAN

     Pada tahun 1961, D.Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau factor penting penentu keberhasilan. Ia mengungkapkan bahwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. Aktivitas aktivitas penting tersebut adalah CSF, dan factor factor ini dapat berbeda beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain.

     Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF, mereka akan memusatkan perhatian pada pengidentifikasian CSF dan kemudian memonitor sampai seberapa jauh mereka telah mencapainya.

     Perusahaan yang melaksanakan strategi ini mengakui bahwa informasi merupakan suatu sumber daya yang berharga dan bahwa sistem informasi yang baik merupakan salah satu CSF.

SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

      Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam maupun di luar perusahaan. Ini merupakan aplikasi bisnis pertama yang dipasang pada computer ketika mereka pertama kali diperkenalkan pada tahun 1950 an. Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic data processing – EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunakan namun saat ini kurang popular.

     Informasi yang mengalir kelingkungan juga memiliki arti penting. Sistem pemrosesan transaksi adalah satu satu nya sistem informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi diluar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing.

     Salah satu contoh yang baik dari sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan perusahaan distribusi – perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasa kepada para pelangganya. Kita akan menyebut sistem seperti ini sebagai suatu sistem distribusi (distribution system). Ketika anda mempelajari sistem ini, akan lebih mudah jika kita membayangkan perusahaan yang berorientasi pada produk, seperti produsen, distributor, atau pedagang eceran. Selain itu, sistem distribusi juga dapat ditemukan pada organisasi organisasi jasa seperti United Way dan rumah sakit rumah sakit serta pada badan badan pemerintahan seperti militer dan perpajakan.

Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

     Bukanlah suatu kebetulan bahwa sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain. Fondasi ini mengambil bentuk basis data, yang mendokumentasikan semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungan.

SISTEM INFORMASI ORGANISASI

     Area area bisnis perusahaan – keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, manufaktur, dan pemasaran – menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber sumber yang lain, untuk menghasilkan informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah. Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini. Jenis sistem informasi lainya yang telah diimplementasikan di banyak perusahaan – sistem informasi eksekutif (executive information system – EIS) – ditujukan untuk tingkat organisasi daripada area bisnis. EIS digunakan oleh para manajer di tingkat organisasi yang lebih tinggi.

     Semua sistem informasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi (organizational information systems). Semua sistem informasi tersebut dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan bagian bagian tertentu dari organisasi.

Sistem Informasi Pemasaran

     SIstem informasi pemasaran (marketing information system – MKIS) memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.

    

     SUBSISTEM OUTPUT    Setiap subsistem output memberikan informasi mengenai unsure unsure penting didalam bauran pemasaran. Bauran pemasaran (marketing mix) terdiri atas empat unsur utama yang dikelola oleh manajemen agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mendapat keuntungan. Subsistem produk (product subsystem) memberikan informasi mengenai produk produk perusahaan. Subsistem lokasi (place subsystem) memberikan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan. Subsistem promosi (promotion subsystem) memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan pribadi perusahaan. Subsistem harga (price subsystem) membantu manajer mengambil keputusan harga. Selain itu, masih terdapat subsistem kelima, subsistem bauran tertintegrasi (integrated-mix subsystem), yang memungkinkan para manajer mengembangkan strategi yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur unsur di atas.

    

     BASIS DATA    Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data. Basis data dipopulasi dengan data yang berasal dari tiga subsistem input.

     SUBSISTEM INPUT    Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system) mengumpulkan data dari sumber sumber internal dan lingkungan lalu memasukkanya kedalam basis data. Kita telah mengamati pengumpulan data ini dalam pembahasan mengenai sistem distribusi. Subsistem riset pemasaran (marketing research subsystem) juga mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan melakukan studi studi khusus.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

     Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem – HRIS) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.

     Masing masing subsistem output dari HRIS akan menangani aspek aspek tertentu dari manajemen SDM : perencanaan, rekrutmen, pengelolaan tenaga kerja; kompensasi karyawan; memberikan tunjangan kepada karyawan; dan membuat banyak laporan SDM yang diminta oleh lingkungan, terutama badan badan pemerintah. Ini adalah cara bagaimana subsistem output akan ditentukan – mereka mencerminkan area area kepentingan utama bagi para penggunanya.

Sistem Informasi Manufaktur

     Sistem informasi manufaktur (manufacturing information system) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan. Subsistem rekaya industry terdiri atas aktivitas aktivitas yang dilakukan oleh para teknisi industri (industrial engineering – IE) yang melakukan studi atas operasi manufaktur untuk memastikan keefisienya. Empat subsistem output memberikan laporan atas subjek subjek yang sangat besar kepentinganya dalam manufaktur – produksi, persediaan, mutu, dan biaya.

Sistem Informasi Keuangan

     Sistem informasi keuangan (financial information system) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan. Subsistem audit internal terdiri atas aktivitas aktivitas oleh auditor internal perusahaan untuk menjaga integritas sistem perusahaan. Aktivitas aktivitas output penting meliputi peramalan tren perekonomian masa depan, mengelola aliran dana yang melalui perusahaan, dan mengendalikan keuangan perusahaan.

Sistem Informasi Eksekutif

     Sistem informasi eksekutif (executive information system – EIS) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif (executive support system – ESS).

     Model EIS juga menunjukkan komposisi computer pusat yang berhubungan dengan EIS. Data dan informasi dapat dimasukkan ke dalam basis data korporat dari sumber sumber eksternal, dan berita berita serta penjelasan akan peristiwa peristiwa terbaru akan dapat dimasukkan oleh anggota staf dengan mempergunakan stasiun kerja mereka masing masing. Selain basis data korporat, EIS meliputi kotak surat elektronik para eksekutif dan koleksi peranti lunak yang menghasilkan informasi eksekutif.

     Meskipun sudah menjadi pendapat umum bahwa para eksekutif lebih menyukai ringkasan informasi, terdapat beberapa pengecualian, beberapa eksekutif lebih menyukai detail. Para perancang EIS membuat sistem secara fleksibel sehingga ia akan dapat memenuhi keinginan semua eksekutif, apapun itu. Salah satu pendekatan adalah dengan memberikan kemampuan drill-down (perincian).

MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN

     Basis data yang kita masukkan dalam model sistem pemrosesan transaksi dan dalam model model sistem informasi pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, dan keuangan dimaksudkan untuk mendukung para pengguna dalam mengerjakan aktivitas mereka sehari hari. Data dalam basis data ini harus data terbaru sehingga para pengguna memiliki dasar terbaik untuk membuat keputusan dan memecahkan masalah. Sebagai contoh jika seorang manajer penjualan mengkhawatirkan kemampuan satu wilayah penjualan tertentu dalam memenuhi kuota penjualannya, manajer tersebut ingin melihat data penjualan terakhir per hari itu, atau mungkin bahkan perjam atau menit itu.

     Dalam merancang basis data ini, dilakukan upaya untuk memberikan data historis meskipun terbatas. Kebutuhan ini telah merangsang strategi pemasaran popular yang disebut manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management). Manajemen hubgan pelanggan (customer relationship management _ CRM), adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggan ya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini.

     Ketika sebuah perusahaan mencoba untuk mempraktikkan CRM, perusahaan tersebut akan menerapkan sebuah sistem CRM. Sistem CRM akan mengakumulasikan data pelanggan dalam jangka panjang – 5 tahun, 10 tahun, atau bahkan lebih – dan menggunakan data itu untuk memberikan informasi kepada para pengguna. Unsur utama dalam sebuah sistem CRM adalah data warehouse (gudang data). CRM hanyalah salah satu aplikasi yang dapat mempergunakan data warehouse, tetapi ia dapat menjadi contoh yang baik untuk menjelaskan konsep tersebut.

DATA WAREHOUSING

     Istilah data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki karakteristik sebagai berikut :

-          Kapasitas penyimpananya sangat besar.

-          Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan catatan baru, bukannya dijaga tetap paling mutakhir dengan memperbarui catatan catatan yang sudah ada dengan informasi yang baru.

-          Data dapat diambil dengan mudah.

-          Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari hari

     Membuat suatu data warehouse terdengar seperti sebuah tantangan besar – dan memang demikian adanya. Bahkan pada kenyataanya, tantanganya begitu besar sehingga beberapa pakar merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana – mengimplementasikan data warehouse dengan cara bertahap.

Sistem Data Warehousing

     Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukkan data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna. Suatu sistem penyampaian informasi akan memperoleh data dari tempat penyimpanan data warehouse dan mengubahnya menjadi informasi bagi para pengguna.

     Sumber sumber data yang utama adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan data dapat diperoleh dari sumber sumber lain, baik itu internal maupun lingkungan.  Ketika data diidentifikasi memiliki nilai potensial dalam pengambilan keputusan, maka data tersebut akan ditambahkan ke data warehouse.

     Area pengumpulan adalah tempat dimana data menjalani ekstraksi, transformasi, dan pemuatan. Suatu proses yang sering kali disingkat menjadi ETL, proses ekstraksi (extraction) menggabungkan data dari berbagai macam sumber; proses transformasi (transformation) membersihkan data, menempatkannya dalam suatu format terstandar, dan membuat ringkasan. Data akan disimpan dalam format rinci maupun ringkas guna memberikan fleksibilitas maksimal dalam memenuhi berbagai kebutuhan informasi dari para pengguna. Proses pemuatan (loading) melibatkan entri data kedalam tempat penyimpanan data warehouse.

PENYAMPAIAN INFORMASI

     Unsur terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna.

     Proses melakukan navigasi kebawah melalui tingkatan tingkatan rincian disebut drill down, suatu proses yang berawal dari EIS. Proses melakukan navigasi keatas di sebut roll up, yang memungkinkan pengguna memulai dengan tampilan terinci dan kemudian meringkas rincian rincian tersebut menjadi tingkat ringkasan yang semakin tinggi. Pengguna juga dapat melakukan drill across, dengan cepat bergerak dari satu hierarki data ke hierarki lainya, dan drill through, berangkat dari tingkat ringkasan ke tingkat terendah data yang terinci.

OLAP

     Segala jenis peranti lunak dapat digunakan untuk menarik data dari tempat penyimpanan data dan mengubahnya menjadi informasi. Pembuat laporan, paket querry basis data, dan model model matematis semuanya dapat digunakan. Selain itu, terdapat pula satu jenis peranti lunak yang secara khusus telah dikembangkan untuk data warehouse. Peranti lunak ini disebut OLAP, yang merupakan singkatan dari on-line analytical processing. OLAP memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan data warehouse melalui GUI ataupun antarmuka web dan dengan cepat memproleh informasi dalam berbagai jenis format, termasuk grafik.

     Terdapat dua pendekatan untuk OLAP : ROLAP dan MOLAP. ROLAP (relational on-line analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional standar. MOLAP (multidimensional in-line analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional. Data ROLAP pada umumnya memiliki bentuk terinci, dan hars dilakukan analisis untuk mendapatkan ringkasannya. Data MOLAP pada umumnya telah diproses terdahulu untuk menghasilkan ringkasan pada berbagai tingkat rincian dan disusun menurut berbagai dimensi.

     ROLAP dapat dengan mudah menghasilkan output pada tingkat tingkat terinci dan pada beberapa tingkat ringkasan namun harus melakukan proses proses untuk mencapai tingkat ringkasan yang belum pernah dibuat sebelumnya.

DATA MINING

     Istilah yang sering kali dipergunakan sehubungan dengan data warehousing dan data mart adalah data mining (penambangan data). Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pengguna. Proses ini sama seperti seorang penambang yang mencari emas di aliran sungai pegunungan. Data mining membantu pengguna dengan menemukan hubungan dan mennyajikanya dengan cara yang dapat dipahami sehingga hubungan tersebut dapat menjadi dasar pengambilan keputusan. Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data mining : verifikasi hipotesis (hypothesis verification) dan penemuan pengetahuan (knowledge discovery).

Verifikasi Hipotesis

     Asumsikan bahwa sebuah bank telah memutuskan untuk menawarkan reksa dana kepada para nasabahnya. Manajemen bank ingin menargetkan materi materi promosi pada segmen nasabah yang menawarkan potensi bisnis terbesar. Satu pendekatan adalah bagi para manajer untuk mengidentifikasi karakteristrik yang mereka percaya akan dimiliki oleh anggota sasaran pasar tersebut. Asumsikan bahwa manajer percaya bahwa pasar sasarannya terdiri atas para nasabah berusia muda, telah menikah, memiliki dua sumber penghasilan, dan dengan nilai kekayaan yang tinggi. Query multidimensional ini dapat dimasukkan kedalam DBMS, dan records nasabah yang sesuai akan diambil.

Penemuan Pengetahuan

     Dalam penemuan pengetahuan (knowledge discovery), sistem data warehousing menganalisis tempat penyimpanan data warehouse, mencari kelompok kelompok dengan karakteristik yang sama.

     Kontribusi utama penemuan pengetahuan adalah bahwa ia memberikan sistem data warehousing kemampuan mengananlisis data yang melebihi kemampuan pengguna itu sendiri. Agar dapat mencapai hal ini, peranti lunak data mining harus mampu mengidentifikasi pola pola di dalam data yang tidak diketahui pengguna. Kemampuan seperti ini diperoleh dengan menggunakan alat alat kecerdasan buatan seperti jaringan neural, pohon pohon keputusan, algoritma genetic, dan pemikiran berbasis memori.

Menempatkan Data Warehousing dalam Perspektif

     Kebutuhan akan data warehousing selalu ada sejak dulu, namun teknologi informasi yang dibutuhkan untuk mendukungnya baru tersedia dan terjangkau belakangan ini. Ketika teknologi mampu mengejar permintaan, beberapa pencapaian yang dramatis pun berhasil dilakukan, seperti cara baru penyimpanan data dalam paket paket informasi, yang memungkinkan dilakukannya analisis data dengan cara yang praktis tak terbatas, dan OLAP, yang memungkinkan diambilnya data dengan cepat. Metodologi dan teknologi yang telah ada juga ikut diterapkan, seperti konsep drill-down dan penggunaan kecerdasan buatan untuk menemukan hubungan hubungan baru dalam data.

     Kemampuan untuk menyimpan jumlah data yang praktis tak terbatas dan mengambilnya dengan cepat  telah membuka gerbang gerbang pemrosesan data yang baru.

Sumber : referensi Raymond McLeod.Jr
Edisi 10

Bab 7 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1

Nama : Yogaz Alizhar

Kelas : 1DB02

NPM : 3C114413

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB7
Pengembangan Sistem

Pendahuluan

     Baik manajer maupun para pengembang sistem dapat merapkan pendekatan sistem ketika memecahkan masalah. Pendekatan sistem terdiri atas tiga tahapan kerja : persiapan, definisi, dan solusi. Di dalam setiap tahapan terdapat urutan urutan langkah. Upaya persiapan terdiri atas melihat perusahaan sebagai suatu sistem, mengenal sistem lingkungan dan mengidentifikasikan subsistem subsistem perusahaan. Upaya definisi melanjutkan dari satu sistem ketingkat subsistem dan menganalisis bagian bagian sistem dengan urutan urutan tertentu. Upaya solusi melibatkan pengidentifikasian solusi solusi alternatif, mengevaluasinya, dan memilih solusi yang terbaik. Solusi ini kemudian di implementasikan, dan ditindak lanjutkan untuk memastikan bahwa masalah telah terpecahkan.

     Prototyping adalah penyempurnaan dari pendekatan tradisional. Pendekatan ini menyadari adanya keuntungan dari meminta permohonan umpan balik dari pengguna berulang kali dan mersponsnya dengan perbaikan sistem dan tetap meneruskan siklus sampai sistem memenuhi kebutuhan para pengguna. Beberapa prototype menjadi sistem produksi.

     Ketika terdapat kebutuhan untuk untuk mengambil pendekatan yang sama sekali baru untuk memperbaiki satu sistem yang sudah ada, metodologi desain ulang proses bisnis (business process redesign) sering kali di pergunakan. Istilah rekayasa ulang (reengineering) juga digunakan, meskipun itu hanyalah salah satu aspek dari desain ulang proses bisnis. Aspek yang lainya adalah rekayasa terbalik (reverse engineering).

     Diagram arus data atau data flow diagram (DFD), telah menjadi alat pemodelan yang paling popular selama kurang lebih 20 tahun terakhir. DFD adalah cara yang sangat alamiah untuk mendokumentasikan proses, dan dapat dibuat dalam suatu hierarki untuk menyajikan berbagai tingkat rincian. Meskipun DFD adalah alat yang baik untuk menggambarkan tinjauan pemrosesan, DFD gagal memberikan hasil yang baik dalam menampilkan detail pemrosesan. Alat alat lainya, seperti kasus kasus penggunaan (use cases), dapat digunakan untuk menunjukkan detail.

     Pengembangan sistem sangat tinggi biayanya dilihat dari sudut uang maupun waktu. Sebagai akibatnya, proses ini hendaknya dikelola dengan baik. Eksekutif perusahaan akan memberikan tingkat pengawasan yang tertinggi, sering kali para eksekutif tersebut ikut perbartisipasi di dalam suatu steering committee SIM yang mengawasi seluruh proyek yang sedang berjalan. Masing masing proyek pada umumnya dikelola oleh seorang pimpinan proyek.

PENDEKATAN SISTEM

     Pencarian asal muasal proses pemecahan masalah secara sistematis mengarah pada John Dewey, seorang professor ilmu filosofi di Columbia University. Dalam sebuah buku di tahun 1910. Dewey mengidentifikasikan tiga rangkaian pertimbangan yang terlibat dalam pemecahan sebuah kontroversi secara memadai.

1.      Mengenali kontroversi,

2.      Mempertimbangkan klaim klaim alternative,

3.      Membentuk satu pertimbangan

Dewey tidak mempergunakan istilah pendekatan sistem, namun ia menyadari adanya sifat berurutan dari pemecahan masalah – mengidentifikasikan suatu masalah, mempertimbangkan berbagai cara untuk memecahkannya, dan terakhir memilih solusi yang terlihat paling baik.

Urut – Urutan Langkah

      Meskipun banyak uraian mengenai pendekatan sistem mengikuti pola dasar yang sama, namun jumlah langkahnya dapat bervariasi. Kita menggunakan 10 langkah, yang dikelompokkan menjadi tiga tahapan, Upaya persiapan menyiapkan pemecahan masalah dengan memberikan suatu orientasi sistem. Upaya definisi terdiri atas pengidentifikasian masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya. Upaya solusi melibatkan pengidentifikasian solusi solusi alternative, mengevaluasinya, memilih salah satu solusi yang terlihat paling baik, menerapkan solusi tersebut, dan menindak lanjutinya untuk memastikan bahwa masalah telah terpecahkan.

Upaya Persiapan

     Tiga langkah persiapan tidak harus dikerjakan secara berurutan. Selain itu, langkah langkah ini dapat terjadi selama jangka waktu yang lama – dimulai dari sekarang, dalam mata kulah ini

Langkah 1 – MELIHAT PERUSAHAAN SEBAGAI SUATU SISTEM

Langkah 2 – MENGENAL SISTEM LINGKUNGAN

Langkah 3 – MENGIDENTIFIKASI SUBSISTEM PERUSAHAAN

Upaya Definisi

     Upaya definisi biasanya dirangsang oleh suatu pemicu masalah (problem trigger) – suatu sinyal yang menandakan bahwa keadaan berjalan lebih baik atau lebih buruk dari yang telah direncanakan. Sinyal ini dapat berasal dari dalam perusahaan atau lingkungannya, dan akan mengawali suatu proses pemecahan masalah. Pada kebanyakan kasus, pemicunya adalah respons terhadap gejala suatu masalah dan biasanya lebih jelas daripada akar permasalahan itu sendiri. Gejala (symptom) adalah suatu kondisi yang ditimbulkan oleh masalah dan biasanya lebih jelas daripada akar masalah tersebut.

     Kita mendefinisikan suatu masalah sebagai suatu kondisi atau kejadian yang merugikan atau berpotensi merugikan atau menguntungkan atau berpotensi menguntungkan bagi perusahaan. Pernyataan ini mengakui bahwa para manajer akan bereaksi atas keadaan yang berjalan lebih baik dari yang diharapkan, sama halnya seperti keadaan yang berjalan lebih buruk dari yang diharapkan.

Langkah 4 – MELANJTUKAN DARI TINGKAT SISTEM KE TINGKAT SUBSISTEM

Langkah 5 – MENGANALISIS BAGIAN BAGIAN SISTEM DALAM URUT URUTAN TERTENTU

Upaya Solusi

     Upaya solusi melibatkan suatu pertimbangan atas alternative alternative yang layak, pemilihan alternative terbaik, dan implementasinya. Jangan lupa untuk menindak lanjuti implementasi untuk memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

Langkah 6 – MENGIDENTIFIKASIKAN SOLUSI SOLUSI ALTERNATIF

Langkah 7 – MENGEVALUASI SOLUSI SOLUSI ALTERNATIF

Langkah 8 – MEMILIH SOLUSI YANG TERBAIK

Langkah 9 – MENGIMPLEMENTASIKAN SOLUSI

Langkah 10 – MENINDAK LANJUTI UNTUK MEMASTIKAN KEEFEKTIFAN SOLUSI

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

     Pendekatan sistem merupakan sebuah metodologi. Metodologi adalah satu cara yang direkomendasikan dalam melakukan sesuatu. Pendekatan sistem adalah metodologi dasar dalam memecahkan segala jenis masalah. Siklus hidup pengembangan sistem (systems development life cycle – SDLC) adalah aplikasi dari pendekatan sistem bagi pengembangan suatu sistem informasi.

SDLC TRADISIONAL

     Tidak dibutuhkan waktu lama bagi seorang pengembang sistem yang pertama untuk mengetahui bahwa terdapat beberapa tahapan pekerjaan pengembangan yang perlu dilakukan dalam urut urutan tertentu jika suatu proyek ingin memiliki kemungkinan berhasil yang paling besar. Tahapan tahapan tersebut adalah :

-          Perencanaan

-          Analisis

-          Desain

-          Implementasi

-          Penggunan

     Proyek direncanakan dan sumber sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan kemudian disatukan. Sistem yang ada juga dianalisis untuk memahami masalah dan menentukan persyaratan fungsional dari sistem yang baru. Sistem baru ini kemudian dirancang dan diimplementasikan. Setelah implementasi, sistem kemudian digunakan – ideal nya untuk jangka waktu yang lama.

     Karena pekerjaan pekerjaan diatas mengikuti satu pola yang teratur dan dilaksanakan dengan cara dari atas kebawah, SDLC tradisional sering kali disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach). Aktivitas ini memiliki aliran satu arah – menuju ke penyelasaian proyek.

PROTOTYPING

     Meskipun sulit untuk membantah SDLC tradisional dengan diungkapkannya tahapan tahapan diatas secara logis, metode ini masih memiliki kelemahan. Seiring dengan bertambahnya ukuran dan kompleksitas suatu sistem, melewati tahapan tahapan dengan sekali jalan menjadi suatu hal yang semakin tidak mungkin untuk dilakukan. Para pengembang slalu melakukan looping kembali dan mengerjakan ulang untuk mendapatkan sebuah sistem yang dapat memuaskan para penggunanya. Proyek proyek juga cenderung berlanjut hingga waktu berbulan bulan dan bertahun tahun, dan hamper selalu melebihi anggarannya.

Dalam penerapaannya pada pengembangan sistem, prototype adalah satu versi dari sebuah sistem potensial yang memberikan ide bagi para pengembang dan calon pengguna, bagaimana sistem akang berfungsi dalam bentuk yang telah selesai. Proses pembuatan prototype ini disebut prototyping. Dasar pemikirannya adalah membuat prototype secepat mungkin, bahkan dalam waktu semalam, lalu memperoleh umpan balik dari pengguna yang akan memungkinkan prototype tersebut diperbaiki kembali dengan sangat cepat.

Jenis jenis Prototipe

     Terdapat dua jenis prototype : evolusioner dan persyaratan. Prototype evolusioner (evolutionary prototype) terus menerus disempurnakan sampai memiliki seluruh fungsionalitas yang dibutuhkan pengguna dari sistem yang baru. Prototipe ini kemudian dilanjutkan produksi. Jadi, satu prototype evolusioner akan menjadi sistem actual. Akan tetapi, prototype persyaratan (requirements prototype) dikembangkan sebagai satu cara untuk mendefinisikan persyaratan persyaratan fungsional dari sistem baru ketika pengguna tidak mampu mengungkapkan dengan jelas apa yang mereka inginkan. Dengan meninjau prototype persyaratan seiring dengan ditambahkannya fitur fitur, pengguna akan mampu mendefinisikan pemrosesan yang dibutuhkan dari sistem yang baru. Ketika persyaratan ditentukan, prototype persyaratan telah mencapai tujuannya dan proyek lain akan dimulai untuk pengembangan sistem baru. Oleh karena itu, suatu prototype persyaratan tidak selalu menjadi sistem actual.

Daya Tarik Prototyping

     Pengguna maupun pengembang menyukai prototyping karena alasan alasan dibawah ini :

-          Membaiknya komunikasi antara pengembang dan pengguna

-          Pengembang dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam menentukan kebutuhan pengguna

-          Pengguna memainkan peranan yang lebih aktif dalam pengembangan sistem

-          Pengembang dan pengguna menghabiskan waktu dan usaha yang lebih sedikit dalam mengembangkan sistem

-          Implementasi menjadi jauh lebih mudah karena pengguna tahu apa yang diharapkannya.

     Keuntungan keuntungan diatas memungkinkan prototyping memangkas biaya pengembangan dan meningkatkan kepuasan pengguna atas sistem yang diserahkan.

Potensi Kesulitan dari Prototyping

     Protoyping bukannya tidak memiliki potensial kesulitan. Kesulitan kesulitan tersebut antara lain :

-          Terburu buru dalam menyerahkan prototype dapat menyebabkan diambilnya jalan pintas dalam definisi masalah, evaluasi alternative, dan dokumentasi. Jalan pintas ini akan menciptakan usah usaha yang “cepat dan kotor”

-          Pengguna dapat terlalu gembira dengan prototype yang diberikan, yang mengarah pada ekspektasi yang tidak realistis sehubungan dengan sistem produksi nantinya.

-          Prototype evolusioner bisa jadi tidak terlalu efisien

-          Antarmuka computer manusia yang diberikan oleh beberapa alat  prototyping tertentu kemungkinan tidak mencerminkan teknik teknik desain yang baik

     Baik pengguna maupun pengembang hendaknya mewaspadai potensial kesulitan kesulitan diatas ketika mereka memilih untuk melaksanakan pendekatan prototyping. Namun, jika seimbang, prototyping telah terbukti menjadi salah satu metodologi SDLC yang paling berhasil. Sulit untuk menemukan satu proyek pengembangan yang tidak menerapkan sedikit prototyping didalamnya.

PENGEMBANGAN APLIKASI CEPAT

     Satu metodologi yang memiliki tujuan yang sama dengan prototyiping. Yaitu memberikan respons yang cepat atas kebutuhan pengguna, namun dengan lingkup yang lebih luas adalah RAD. Istilah RAD, dari rapid application development atau pengembangan aplikasi cepat diperkenalkan oleh konsultan computer dan penulis James Martin, dan istilah ini mengacu pada suatu pengembangan siklus hidup yang dimaksudkan untuk memproduksi sistem dengan cepat tanpa mengorbankan mutunya.

     RAD adalah kumpulan strategi, metodologi, dan alat terintegrasi yang terdapat dalam suatu kerangka kerja yang disebut rekayasa informasi. Rekayasa informasi (information engineering) adalah nama yang diberikan Martin kepada keseluruhan pendekatan pengembangan sistemnya, yang ia perlakukan sebagai suatu aktivitas perusahaan secara menyeluruh. Istilah perusahaan (enterprise) digunakan untuk menjabarkan keseluruhan perusahaan.

PENGEMBANGAN BERFASE

     Satu metodologi pengembangan sistem yang dewasa ini digunakan oleh banyak perusahaan adalah kombinasi dari SDLC tradisional, prototyping, dan RAD – dengan mengambil fitur fitur yang terbaik dari masing masing metodologi. SDLC tradisional menyumbangkan urutan urutan tahapan yang logis, prototyping menyumbangkan pengumpulan iterative dari umpan balik para pengguna, dan RAD menyumbangkan pemikiran bahwa keterlibatan pengguna meliputi partisipasi didalam pengembangan. Nama yang kita berikan untuk metodologi kontemporer ini adalah pengembangan berfase. Pengembangan berfase (phased development) adalah suatu pendekatan bagi pengembangan sistem informasi yang terdiri atas enam tahap – investigasi awal, analisis, desain, konstruksi awal, konstruksi akhir, serta pengujian dan pemasangan sistem. Tahap tahap analisis, desain, dan konstruksi awal dilaksanakan untuk setiap modul sistem.

DESAIN ULANG PROSES BISNIS

     Teknologi informasi mengalamin kemajuan dengan sangat cepat, dan organisasi perlu mengambil keuntungan dari kemajuan kemajuan ini. Sistem meliputi sistem sistem yang memproses data perusahaan maupun sistem sistem yang melakukan fungsi fungsi dasar, seperti mengebor untuk mencari minyak dan memproduksi satu bagian manufaktur. Manajemen sering kali menyimpulkan bahwa pendekatan pendekatan baru hendaknya dilakukan untuk sistem sistem seperti ini, dengan memanfaatkan secara penuh kemajuan di bidak teknologi computer modern. Proses pengerjaan ulang sistem disebut dengan istilah rekayasa ulang (reengineering) atau disebut juga dengan istilah desain ulang proses bisnis (business process redesign – BPR).

MENEMPATKAN SDLC TRADISIONAL, PROTOTYPING, RAD, PENGEMBANGAN BERFASE, DAN BPR DALAM PERSPEKTIF

     SDLC tradisional, prototyping, RAD, dan BPR semuanya adalah metodologi. Semuanya adalah cara cara yang direkomendasikan dalam mengembangkan sistem informasi. SDLC tradisional adalah suatu penerapan pendekatan sistem terhadap masalah pengembangan sistem, dan memiliki seluruh unsure unsure pendekatan sistem dasar, diawali darin identifikasi masalah dan diakhiri dengan penggunaan sistem.

     Prototyping merupakan bentuk singkatan dari pendekatan sistem yang berfokus pada definisi dan pemenuhan kebutuhan pengguna. Prototyping dapat berada dalam SDLC. Bahkan pada kenyataanya, banyak upaya prototyping mungkin dibutuhkan selama pengembangan sebuah sistem.

     RAD merupakan suatu pendekatan alternatif terhadap fase fase desain dan implementasi SDLC. Kontribusi utama yang diberikan oleh RAD adalah kecepatan untuk dapat menggunakan sistem, yang tercapai terutama melalui penggunaan alat alat berbasis computer dan tim tim proyek khusus.

     Pengembangan berfase menggunakan SDLC tradisional sebagai kerangka kerja dasar dan menerapkannya pada sebuah proyek dengan cara modular yang menggunakan alat alat dan konsep tim khusus yang sama dengan yang dilakukan di RAD

ALAT ALAT PENGEMBANGAN SISTEM

     Pendekatan sistem dan berbagai siklus hidup pengembangan sistem adalah metodologi – cara cara yang direkomendasikan dalam memecahkan masalah masalah sistem. Metodologi sama seperti sebuah cetak biru yang di gambar oleh arsitek untuk memandu para kontraktor, tukang kayu, tukang pipa, ahli listrik, dan sejenisnya ketika mereka membangun sebuah rumah. Sama halnya seperti metodologi yang memandu para pengembang sistem ketika mereka membuat sistem.

PEMODELAN PROSES

     Pemodelan proses pertama kali dilakukan dengan menggunakan diagram alur (flowchart). Diagram ini mengilustrasikan aliran data melalui sistem dan program. International Organization for Standardization (ISO) menciptakan standar untuk bentuk bentuk symbol flowchart, memastikan penggunaanya diseluruh dunia. Akan tetapi popularitasnya berusia pendek, sering dengan diciptakanya alat alat pemodelan yang lebih sederhana dan lebih efektif, Standar flowchart ISO menentukan spesifikasi penggunaan lebih dari 20 simbol, dan penggunaan symbol ini secara tepat bahkan dirasakan sulit bagi spesialis informasi yang paling ahli sekalipun. Ketika diagram arus data pada umumnya dilengkapi oleh alat alat lain yang lebih berorientasi pada detail, seperti menggunakan diagram kasus penggunaan (use case diagram)

Diagram Arus Data

     Suatu diagram arus data (data flow diagram – DFD) adalah penyajian grafis dari sebuah sistem yang mempergunakan empa bentuk symbol untuk mengilustrasikan bagaimana data mengalir melalui proses proses yang saling tersambung. Symbol symbol tersebut mencerminkan unsur unsur lingkungan dengan mana sistem berinteraksi, proses, arus data, dan penyimpanan data

MANAJEMEN PROYEK

     Proyek proyek pengembangan sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit TI, dengan dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman, dan operasi. Melalui percobaan, tanggung jawab manajemen secara bertahap telah mencapai tingkat manajemen yang lebih tinggi – yaitu tingkat strategis dalam kebanyakan kasus. Dewasa ini, dimungkinkan bagi manajemen siklus hidup untuk mencakup beberapa tingkat organisasi dan melibatkan manajer manajer diluar lingkup TI.

     Ketika tujuan dari dibentuknya sebuah komite adalah untuk memberikan panduan, arah, dan kendali secara terus menerus, maka ia disebut sebagai steering committee (komite pengarah)

Steering Committee SIM

     Ketika sebuah perusahaa membentuk satu steering committee dengan tujuan untuk mengarahkan penggunaan sumber daya komputasi perusahaan, maka nama steering committee SIM akan digunakan. Para anggota permanen dari steering committee SIM selalu terdiri atas para eksekutif puncak. Sedangkan anggota sementara terdiri atas manajer manajer tingkat yang lebih rendah dan para konsultan yang ikut berpartisipasi sepanjang keahlian mereka dibutuhkan.

     Steering committee SIM menjalankan tiga fungsi utama :

-          Meciptakan kebijakan yang memastikan dukungan computer untuk mencapai sasaran strategis perusahaan

-          Melakukan pengendalian fiscal dengan bertindak sebagai yang berwenang dalam memberikan persetujuan untuk seluruh permintaan akan pendanaan yang berhubungan dengan computer

-          Menyelesaikan perselisihan yang terjadi sehubungan dengan prioritas penggunaan computer

    

     Jadi secara tidak langsung, tugas steering committee SIM adalah melaksanakan seluruh strategi yang dibuat oleh komite eksekutif maupun rencana strategis untuk sumber daya informasi.

Kepemimpinan proyek

     Steering committee SIM jarang ikut terlibat langsung dengan detail pekerjaan. Tanggung jawab itu jatuh ke tangan tim proyek. Tim proyek meliputi semua orang yang ikut berpartisipasi dalam pengembangan sistem informasi. Satu tim dapat memiliki anggota hingga selusin. Yang terdiri atas gabungan beberapa orang pengguna, spesialis informasi, dan mungkin auditor internal. Auditor akan memastikan bahwa desain sistem telah memenuhi beberapa persyaratan tertentu dilihat dari segi keakuratan, pengendalian, keamanan, dan auditabilitas.

Mekanisme Manajemen Proyek

     Dasar dari manajemen proyek adalah rencana proyek, yang dibuat selama tahap investigasi awal ketika metodologi pengembangan berfase diikuti. Setelah tujuan tujuan proyek, kendala, dan ruang lingkupnya telah selesai didefinisikan, kita akan dapat mengidentifikasi pekerjaan pekerjaan yang harus dilaksanakan. Rencana ini pertama tama dirancang dalam bentuk umum dan selanjutnya dibuat menjadi lebih spesifik. Satu format yang popular untuk rencana terinci adalah grafik Gantt

Dukungan Web bagi Manajemen Proyek

     Selain sistem manajemen proyek berbasis peranti lunak seperti Microsoft Project, dukungan juga diperoleh dari internet. Sebagai contoh, Logic Software, sebuah perusahaan yang berbasis di Toronto, menawarkan sebuah sistem manajemen proyek yang disebut EasyProjects.net. perusahaan tersebut juga menawarkan kursus manajemen proyek secara online sebagai bantuan bagi perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan manajemen proyek para karyawannya

MENGESTIMASI BIAYA PROYEK

     Mengestimasikan waktu dan uang yang dibutuhkan untuk mengembangkan sebuah sistem telah lama menjadi satu tugas yang menantang. Akan tetapi, lambat laun telah diciptakan banyak metode yang dapat digunakan untuk megestimasi biaya dan jadwal proyek. Semua metode ini kurang lebih mengandalkan pada tiga komponen :

Input Pengestimasian Biaya

     Sebuah work breakdown structure (WBS) mengidentifikasikan aktivitas aktivitas proyek yang akan membutuhkan sumber daya. Contoh WBS adalah grafik Gantt dan diagram jaringan. Kebutuhan sumber daya (resource requirement) mencantumkan sumber daya tertentu yang akan dibutuhkan dan beberapa jumlah nya. Tariff sumber daya (resource rates) adalah biaya per unit untuk setiap jenis sumber. Estimasi durasi aktivitas (activity duration estimates) menyebutkan periode pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas. Informasi historis (historical information) terdiri atas file file dari data proyek masa lalu, basis data pengestimasian biaya komersial, dan pengetahuan tim proyek

Alat alat dan Teknik Estimasi Biaya

     Estimasi analogis (analogous estimating) menggunakan biaya actual proyek proyek serupa yang telah dilakukan di masa lalu sebagai dasar untuk memproyeksikan biaya dari proyek yang sedang dipertimbangkan. Teknik ini digunakan ketika hanya terdapat sedikit informasi lain yang tersedia. Teknik ini lebih murah daripada teknik teknik yang lain, tetapi pada umumnya kurang akurat.

     Estimasi dari bawah ke atas (bottom-up estimating) dimulai dengan detail, seperti aktivitas di dalam grafik Gantt, lalu mengalikanya dengan data biaya, seperti tariff per jam untuk karyawan, untuk menghasilkam estimasi biaya proyek. Semakin banyak detail awal, maka akan semakin akurat hasil yang diperkirakan.

Output Pengestimasian Biaya

     Estimasi biaya dibuat untuk seluruh sumber daya yang dibebankan ke proyek dan biasanya dinyatakan dalam unit unit keuangan yang berlaku. Seperti Dolar atau Euro. Estimasi seperti ini dapat disempurnakan kembali selama proyek berlangsung untuk mencerminkan tambahan informasi seiring dengan semakin jelasnya proyek tersebut. Detail detail pendukung mendokumentasikan bagaimana estimasi biaya (cost-management plan) menjelaskan bagaimana varians biaya akan dikelola.

sumber : Referensi Raymond McLeod
  edisi 10