Nama : Yogaz Alizhar
Kelas : 1DB02
NPM : 3C114413
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
BAB 8
Informasi Dalam Praktik
Informasi Dalam Praktik
Pendahuluan
Manajer sering kali
memusatkan perhatian hanya kepada beberapa aktivitas penting saja, yang disebut
sebagai factor keberhasilan kritis (critical success factor-CSF), yang memiliki
pengaruh sangat besar pada keberhasilan atau kegagalan perusahaan. Dengan
memusatkan perhatian pada CSF, manajemen memastikan bahwa ia akan menghabisakan
waktunya pada hal hal yang benar benar berarti. Kemampuan sebuah perusahaan
untuk mengembangkan sistem informasi yang efektif adalah salah satu CSF nya.
Sistem pemrosesan transaksi akan memproses
data yang menguraikan operasi perusahaan sehari hari. Pemrosesan ini akan
menghasilkan suatu basis data yang digunakan oleh sistem sistem lain didalam
perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi sebuah perusahaan yang bergerak dalam
bisnis distribusi (sperti produsen,distributor, atau pedagang eceran) memproses
pesanan pelanggan, memesan penggantian persediaan, dan memelihara buku besar.
Sistem informasi lainya didalam perusahaan
dimaksudkan untuk mendukung unit unit organisasi. Sebagai contoh, sistem informasi
pemasaran, sistem informasi sumber daya manusia, sistem informasi manufaktur,
dan sistem informasi keuangan dibuat sesuai dengan kebutuhan informasi eksekutif
mengakui adanya kebutuhan kebutuhan informasi yang unik dari para pengguna
ditingkat atas organisasi.
Meskipun basis data dari sistem pemrosesan
transaksi dan sistem organisasi memiliki nilai yang tinggi, basis data tersebut
tidak akan memberikan manfaat ketika pengguna menginginkan catatan sejarah yang
mendalam dari suatu aktivitas tertentu. Kebutuhan ini telah menghasilkan suatu
aplikasi yang saat ini sedang sangat popular – manajemen hubungan pelanggan
atau customer relationship management (CRM). CRM memiliki kebutuhan data yang
begitu besarnya sehingga dibutuhkan suatu jenis penyimpanan yang innovative –
data warehouse (gudang data). Data warehouse lama kelamaan terakumulasi, dan
data dapat diambil dengan cepat untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.
INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING
PENENTU KEBERHASILAN
Pada tahun 1961,
D.Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan
terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau factor
penting penentu keberhasilan. Ia mengungkapkan bahwa terdapat beberapa
aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua
jenis organisasi. Aktivitas aktivitas penting tersebut adalah CSF, dan factor
factor ini dapat berbeda beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi
yang lain.
Ketika manajemen sebuah perusahaan
menjalankan konsep CSF, mereka akan memusatkan perhatian pada
pengidentifikasian CSF dan kemudian memonitor sampai seberapa jauh mereka telah
mencapainya.
Perusahaan yang melaksanakan strategi ini
mengakui bahwa informasi merupakan suatu sumber daya yang berharga dan bahwa
sistem informasi yang baik merupakan salah satu CSF.
SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI
Istilah sistem
pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang
mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi
informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat
didalam maupun di luar perusahaan. Ini merupakan aplikasi bisnis pertama yang
dipasang pada computer ketika mereka pertama kali diperkenalkan pada tahun 1950
an. Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic data processing –
EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunakan namun saat ini
kurang popular.
Informasi yang mengalir kelingkungan juga
memiliki arti penting. Sistem pemrosesan transaksi adalah satu satu nya sistem
informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi
diluar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk
memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing.
Salah satu contoh yang baik dari sistem
pemrosesan transaksi adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan perusahaan
distribusi – perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasa kepada para
pelangganya. Kita akan menyebut sistem seperti ini sebagai suatu sistem
distribusi (distribution system). Ketika anda mempelajari sistem ini, akan
lebih mudah jika kita membayangkan perusahaan yang berorientasi pada produk,
seperti produsen, distributor, atau pedagang eceran. Selain itu, sistem
distribusi juga dapat ditemukan pada organisasi organisasi jasa seperti United
Way dan rumah sakit rumah sakit serta pada badan badan pemerintahan seperti
militer dan perpajakan.
Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam
Perspektif
Bukanlah suatu kebetulan bahwa sistem
pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi.
Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga
berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain. Fondasi ini mengambil
bentuk basis data, yang mendokumentasikan semua hal yang penting yang dilakukan
oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan
lingkungan.
SISTEM INFORMASI ORGANISASI
Area area bisnis
perusahaan – keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, manufaktur, dan
pemasaran – menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem pemrosesan
transaksi, ditambah data dari sumber sumber yang lain, untuk menghasilkan
informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan
memecahkan masalah. Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini.
Jenis sistem informasi lainya yang telah diimplementasikan di banyak perusahaan
– sistem informasi eksekutif (executive information system – EIS) – ditujukan
untuk tingkat organisasi daripada area bisnis. EIS digunakan oleh para manajer
di tingkat organisasi yang lebih tinggi.
Semua sistem informasi ini merupakan
contoh dari sistem informasi organisasi (organizational information systems).
Semua sistem informasi tersebut dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan akan
informasi yang berhubungan dengan bagian bagian tertentu dari organisasi.
Sistem Informasi Pemasaran
SIstem informasi pemasaran
(marketing information system – MKIS) memberikan informasi yang berhubungan
dengan aktivitas pemasaran perusahaan.
SUBSISTEM OUTPUT Setiap subsistem output memberikan informasi
mengenai unsure unsure penting didalam bauran pemasaran. Bauran pemasaran
(marketing mix) terdiri atas empat unsur utama yang dikelola oleh manajemen
agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mendapat keuntungan. Subsistem
produk (product subsystem) memberikan informasi mengenai produk produk
perusahaan. Subsistem lokasi (place subsystem) memberikan informasi mengenai
jaringan distribusi perusahaan. Subsistem promosi (promotion subsystem) memberikan
informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan pribadi perusahaan. Subsistem
harga (price subsystem) membantu manajer mengambil keputusan harga. Selain itu,
masih terdapat subsistem kelima, subsistem bauran tertintegrasi (integrated-mix
subsystem), yang memungkinkan para manajer mengembangkan strategi yang
mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur unsur di atas.
BASIS DATA Data yang digunakan oleh subsistem output
berasal dari basis data. Basis data dipopulasi dengan data yang berasal dari
tiga subsistem input.
SUBSISTEM INPUT Sistem pemrosesan transaksi (transaction
processing system) mengumpulkan data dari sumber sumber internal dan lingkungan
lalu memasukkanya kedalam basis data. Kita telah mengamati pengumpulan data ini
dalam pembahasan mengenai sistem distribusi. Subsistem riset pemasaran
(marketing research subsystem) juga mengumpulkan data internal dan lingkungan
dengan melakukan studi studi khusus.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi sumber daya manusia
(human resources information subsystem – HRIS) memberikan informasi kepada
seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia
perusahaan.
Masing masing subsistem output dari HRIS
akan menangani aspek aspek tertentu dari manajemen SDM : perencanaan,
rekrutmen, pengelolaan tenaga kerja; kompensasi karyawan; memberikan tunjangan
kepada karyawan; dan membuat banyak laporan SDM yang diminta oleh lingkungan,
terutama badan badan pemerintah. Ini adalah cara bagaimana subsistem output
akan ditentukan – mereka mencerminkan area area kepentingan utama bagi para
penggunanya.
Sistem Informasi Manufaktur
Sistem informasi
manufaktur (manufacturing information system) memberikan informasi kepada
seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.
Subsistem rekaya industry terdiri atas aktivitas aktivitas yang dilakukan oleh
para teknisi industri (industrial engineering – IE) yang melakukan studi atas
operasi manufaktur untuk memastikan keefisienya. Empat subsistem output
memberikan laporan atas subjek subjek yang sangat besar kepentinganya dalam
manufaktur – produksi, persediaan, mutu, dan biaya.
Sistem Informasi Keuangan
Sistem informasi
keuangan (financial information system) memberikan informasi kepada seluruh
manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.
Subsistem audit internal terdiri atas aktivitas aktivitas oleh auditor internal
perusahaan untuk menjaga integritas sistem perusahaan. Aktivitas aktivitas
output penting meliputi peramalan tren perekonomian masa depan, mengelola
aliran dana yang melalui perusahaan, dan mengendalikan keuangan perusahaan.
Sistem Informasi Eksekutif
Sistem informasi
eksekutif (executive information system – EIS) adalah suatu sistem yang
memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas
kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah sistem
pendukung eksekutif (executive support system – ESS).
Model EIS juga menunjukkan komposisi
computer pusat yang berhubungan dengan EIS. Data dan informasi dapat dimasukkan
ke dalam basis data korporat dari sumber sumber eksternal, dan berita berita
serta penjelasan akan peristiwa peristiwa terbaru akan dapat dimasukkan oleh
anggota staf dengan mempergunakan stasiun kerja mereka masing masing. Selain basis
data korporat, EIS meliputi kotak surat elektronik para eksekutif dan koleksi
peranti lunak yang menghasilkan informasi eksekutif.
Meskipun sudah menjadi pendapat umum bahwa
para eksekutif lebih menyukai ringkasan informasi, terdapat beberapa pengecualian,
beberapa eksekutif lebih menyukai detail. Para perancang EIS membuat sistem
secara fleksibel sehingga ia akan dapat memenuhi keinginan semua eksekutif,
apapun itu. Salah satu pendekatan adalah dengan memberikan kemampuan drill-down
(perincian).
MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN
Basis data yang kita masukkan dalam model
sistem pemrosesan transaksi dan dalam model model sistem informasi pemasaran,
sumber daya manusia, manufaktur, dan keuangan dimaksudkan untuk mendukung para
pengguna dalam mengerjakan aktivitas mereka sehari hari. Data dalam basis data
ini harus data terbaru sehingga para pengguna memiliki dasar terbaik untuk
membuat keputusan dan memecahkan masalah. Sebagai contoh jika seorang manajer
penjualan mengkhawatirkan kemampuan satu wilayah penjualan tertentu dalam
memenuhi kuota penjualannya, manajer tersebut ingin melihat data penjualan
terakhir per hari itu, atau mungkin bahkan perjam atau menit itu.
Dalam merancang basis data ini, dilakukan
upaya untuk memberikan data historis meskipun terbatas. Kebutuhan ini telah
merangsang strategi pemasaran popular yang disebut manajemen hubungan pelanggan
(customer relationship management). Manajemen hubgan pelanggan (customer
relationship management _ CRM), adalah manajemen hubungan antara perusahaan
dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggan ya akan menerima
nilai maksimum dari hubungan ini.
Ketika sebuah perusahaan mencoba untuk
mempraktikkan CRM, perusahaan tersebut akan menerapkan sebuah sistem CRM.
Sistem CRM akan mengakumulasikan data pelanggan dalam jangka panjang – 5 tahun,
10 tahun, atau bahkan lebih – dan menggunakan data itu untuk memberikan
informasi kepada para pengguna. Unsur utama dalam sebuah sistem CRM adalah data
warehouse (gudang data). CRM hanyalah salah satu aplikasi yang dapat
mempergunakan data warehouse, tetapi ia dapat menjadi contoh yang baik untuk
menjelaskan konsep tersebut.
DATA WAREHOUSING
Istilah data warehouse (gudang data) telah
diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki karakteristik
sebagai berikut :
-
Kapasitas penyimpananya sangat besar.
-
Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan catatan
baru, bukannya dijaga tetap paling mutakhir dengan memperbarui catatan catatan
yang sudah ada dengan informasi yang baru.
-
Data dapat diambil dengan mudah.
-
Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan,
dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari hari
Membuat suatu data warehouse terdengar
seperti sebuah tantangan besar – dan memang demikian adanya. Bahkan pada
kenyataanya, tantanganya begitu besar sehingga beberapa pakar merekomendasikan
untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana – mengimplementasikan data
warehouse dengan cara bertahap.
Sistem Data Warehousing
Data warehouse adalah
bagian utama dari data warehousing yang memasukkan data ke dalam gudang,
mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada
para pengguna. Suatu sistem penyampaian informasi akan memperoleh data dari
tempat penyimpanan data warehouse dan mengubahnya menjadi informasi bagi para
pengguna.
Sumber sumber data yang utama adalah
sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan data dapat diperoleh dari sumber
sumber lain, baik itu internal maupun lingkungan. Ketika data diidentifikasi memiliki nilai
potensial dalam pengambilan keputusan, maka data tersebut akan ditambahkan ke
data warehouse.
Area pengumpulan adalah tempat dimana data
menjalani ekstraksi, transformasi, dan pemuatan. Suatu proses yang sering kali
disingkat menjadi ETL, proses ekstraksi (extraction) menggabungkan data dari
berbagai macam sumber; proses transformasi (transformation) membersihkan data,
menempatkannya dalam suatu format terstandar, dan membuat ringkasan. Data akan
disimpan dalam format rinci maupun ringkas guna memberikan fleksibilitas
maksimal dalam memenuhi berbagai kebutuhan informasi dari para pengguna. Proses
pemuatan (loading) melibatkan entri data kedalam tempat penyimpanan data
warehouse.
PENYAMPAIAN INFORMASI
Unsur terakhir dalam
sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapatkan
data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi, dan
menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna.
Proses melakukan navigasi kebawah melalui
tingkatan tingkatan rincian disebut drill down, suatu proses yang berawal dari
EIS. Proses melakukan navigasi keatas di sebut roll up, yang memungkinkan
pengguna memulai dengan tampilan terinci dan kemudian meringkas rincian rincian
tersebut menjadi tingkat ringkasan yang semakin tinggi. Pengguna juga dapat
melakukan drill across, dengan cepat bergerak dari satu hierarki data ke
hierarki lainya, dan drill through, berangkat dari tingkat ringkasan ke tingkat
terendah data yang terinci.
OLAP
Segala jenis peranti
lunak dapat digunakan untuk menarik data dari tempat penyimpanan data dan
mengubahnya menjadi informasi. Pembuat laporan, paket querry basis data, dan
model model matematis semuanya dapat digunakan. Selain itu, terdapat pula satu
jenis peranti lunak yang secara khusus telah dikembangkan untuk data warehouse.
Peranti lunak ini disebut OLAP, yang merupakan singkatan dari on-line
analytical processing. OLAP memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan data
warehouse melalui GUI ataupun antarmuka web dan dengan cepat memproleh
informasi dalam berbagai jenis format, termasuk grafik.
Terdapat dua pendekatan untuk OLAP : ROLAP
dan MOLAP. ROLAP (relational on-line analytical processing) menggunakan suatu
sistem manajemen basis data relasional standar. MOLAP (multidimensional in-line
analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus
multidimensional. Data ROLAP pada umumnya memiliki bentuk terinci, dan hars
dilakukan analisis untuk mendapatkan ringkasannya. Data MOLAP pada umumnya
telah diproses terdahulu untuk menghasilkan ringkasan pada berbagai tingkat
rincian dan disusun menurut berbagai dimensi.
ROLAP dapat dengan mudah menghasilkan
output pada tingkat tingkat terinci dan pada beberapa tingkat ringkasan namun
harus melakukan proses proses untuk mencapai tingkat ringkasan yang belum
pernah dibuat sebelumnya.
DATA MINING
Istilah yang sering kali dipergunakan
sehubungan dengan data warehousing dan data mart adalah data mining
(penambangan data). Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data
yang tidak diketahui oleh pengguna. Proses ini sama seperti seorang penambang
yang mencari emas di aliran sungai pegunungan. Data mining membantu pengguna
dengan menemukan hubungan dan mennyajikanya dengan cara yang dapat dipahami
sehingga hubungan tersebut dapat menjadi dasar pengambilan keputusan. Terdapat dua
cara dasar dalam melakukan data mining : verifikasi hipotesis (hypothesis
verification) dan penemuan pengetahuan (knowledge discovery).
Verifikasi Hipotesis
Asumsikan bahwa
sebuah bank telah memutuskan untuk menawarkan reksa dana kepada para
nasabahnya. Manajemen bank ingin menargetkan materi materi promosi pada segmen
nasabah yang menawarkan potensi bisnis terbesar. Satu pendekatan adalah bagi
para manajer untuk mengidentifikasi karakteristrik yang mereka percaya akan
dimiliki oleh anggota sasaran pasar tersebut. Asumsikan bahwa manajer percaya
bahwa pasar sasarannya terdiri atas para nasabah berusia muda, telah menikah,
memiliki dua sumber penghasilan, dan dengan nilai kekayaan yang tinggi. Query
multidimensional ini dapat dimasukkan kedalam DBMS, dan records nasabah yang
sesuai akan diambil.
Penemuan Pengetahuan
Dalam penemuan
pengetahuan (knowledge discovery), sistem data warehousing menganalisis tempat
penyimpanan data warehouse, mencari kelompok kelompok dengan karakteristik yang
sama.
Kontribusi utama penemuan pengetahuan
adalah bahwa ia memberikan sistem data warehousing kemampuan mengananlisis data
yang melebihi kemampuan pengguna itu sendiri. Agar dapat mencapai hal ini,
peranti lunak data mining harus mampu mengidentifikasi pola pola di dalam data
yang tidak diketahui pengguna. Kemampuan seperti ini diperoleh dengan
menggunakan alat alat kecerdasan buatan seperti jaringan neural, pohon pohon
keputusan, algoritma genetic, dan pemikiran berbasis memori.
Menempatkan Data Warehousing dalam Perspektif
Kebutuhan akan data
warehousing selalu ada sejak dulu, namun teknologi informasi yang dibutuhkan
untuk mendukungnya baru tersedia dan terjangkau belakangan ini. Ketika
teknologi mampu mengejar permintaan, beberapa pencapaian yang dramatis pun
berhasil dilakukan, seperti cara baru penyimpanan data dalam paket paket
informasi, yang memungkinkan dilakukannya analisis data dengan cara yang
praktis tak terbatas, dan OLAP, yang memungkinkan diambilnya data dengan cepat.
Metodologi dan teknologi yang telah ada juga ikut diterapkan, seperti konsep
drill-down dan penggunaan kecerdasan buatan untuk menemukan hubungan hubungan
baru dalam data.
Kemampuan untuk menyimpan jumlah data yang
praktis tak terbatas dan mengambilnya dengan cepat telah membuka gerbang gerbang pemrosesan data
yang baru.
Sumber
: referensi Raymond McLeod.Jr
Edisi 10
Edisi 10
Tidak ada komentar:
Posting Komentar